Werkkostenregeling (WKR)

De werkkostenregeling, vaak afgekort als WKR, is een regeling waarmee je als werkgever onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers kunt geven. Het doel is om vergoedingen voor werk en bepaalde extra’s op een praktische manier te verwerken, zonder dat een werknemer hierover loonheffing betaalt. 

Wat is de werkkostenregeling (WKR)?

De werkkostenregeling is een fiscale regeling waarmee je als werkgever vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen aan werknemers kunt geven, zonder dat dit altijd als belast loon wordt gezien. Je mag bijvoorbeeld kosten vergoeden die te maken hebben met het werk, en je mag in sommige gevallen ook zaken vergoeden waar een werknemer privé voordeel van kan hebben. 

De kern van de WKR is dat je bepaalde kosten onderbrengt in de regeling en daarbij werkt met een vrije ruimte. Blijven de totale aangewezen vergoedingen binnen die vrije ruimte, dan zijn ze onbelast. Kom je boven de vrije ruimte uit, dan betaal je als werkgever over het meerdere een eindheffing. 

Hoe werkt de werkkostenregeling (WKR) voor werkgevers?

Voor werkgevers is de WKR vooral een manier om vergoedingen en voorzieningen overzichtelijk te regelen binnen de loonadministratie. Je bepaalt welke vergoedingen en verstrekkingen je wilt geven, je beoordeelt of ze vallen onder een vrijstelling of waardering, en je bewaakt of je binnen de vrije ruimte blijft. Dit kan gaan om klassieke vergoedingen, maar ook om moderne vormen van ondersteuning, zoals voorzieningen die beweging tijdens het werk stimuleren.

In de praktijk kun je de werkkostenregeling toepassen met een logische volgorde. Door deze stappen aan te houden, maak je duidelijk wat je onder de WKR laat vallen en waarom.

1. Aanwijzen: wijs vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen aan als onderdeel van de werkkostenregeling, zodat duidelijk is wat je onder de regeling laat vallen, bijvoorbeeld werkmiddelen of vitaliteitsvoorzieningen.
   
2. Toetsen: controleer of een vergoeding onder een gerichte vrijstelling valt, of dat er sprake is van een nihilwaardering of toepassing van het noodzakelijkheidscriterium, omdat deze onderdelen anders meetellen voor de vrije ruimte.
   
3. Berekenen en bewaken: bereken de vrije ruimte op basis van de totale loonsom en houd gedurende het jaar bij hoeveel ruimte er nog beschikbaar is.
   
4. Eindejaarscheck: controleer aan het einde van het jaar of je binnen de vrije ruimte bent gebleven en houd bij overschrijding rekening met de eindheffing over het meerdere.
   

Wat valt onder de WKR?

Onder de werkkostenregeling kunnen verschillende soorten vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen vallen. Dit kan gaan om kosten die direct met werk te maken hebben, maar ook om extra’s die werkgevers aanbieden om medewerkers te ondersteunen of waardering te tonen. 

Veelvoorkomende voorbeelden van zaken die werkgevers onder de werkkostenregeling kunnen onderbrengen, zijn de volgende categorieën.

• Werkmiddelen: werkgerelateerde middelen en materialen, zoals gereedschap, tablets of smartphones, afhankelijk van de toepassing en de beoordeling door de werkgever.
  
• Reis en mobiliteit: vergoedingen voor woon-werkverkeer en abonnementen voor openbaar vervoer, wanneer dit past binnen de geldende regels.
  
• Werk en inzetbaarheid: vergoedingen rondom het werk, zoals bepaalde maaltijden bij overwerk of kosten die direct samenhangen met werkafspraken.
  
• Waardering: attenties zoals een kerstpakket of een geschenk, wanneer dit gebruikelijk is binnen de organisatie.
  
• Vitaliteit: welzijnsvoorzieningen zoals bedrijfsfitness, een sportabonnement of het faciliteren van beweging op de werkplek met een compacte loopband, afhankelijk van de gekozen inrichting en de fiscale behandeling.
  

De vrije ruimte binnen de WKR

De vrije ruimte is het deel binnen de werkkostenregeling waarbinnen je als werkgever onbelaste vergoedingen en verstrekkingen mag geven. De vrije ruimte wordt berekend op basis van de totale fiscale loonsom van alle medewerkers samen. Zolang het totaalbedrag van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijft, zijn deze in principe onbelast voor de werknemer.

• Vrije ruimte 2026: 2,00% over de fiscale loonsom tot en met € 400.000 en 1,18% over het deel boven € 400.000.
• Let op: de vrije ruimte geldt per kalenderjaar; een ongebruikt deel kun je niet meenemen naar het volgende jaar.
• Overschrijding: besteed je meer dan de vrije ruimte, dan betaal je als werkgever over het meerdere 80% eindheffing.

Rekenvoorbeeld: bij een fiscale loonsom van € 500.000 is de vrije ruimte 2,00% van € 400.000 (= € 8.000) + 1,18% van € 100.000 (= € 1.180) = € 9.180. Besteed je € 12.000, dan is de overschrijding € 2.820 en bedraagt de eindheffing 80% daarvan: € 2.256.

Voorbeeld van de WKR in de praktijk

Een voorbeeld maakt vaak duidelijk hoe de werkkostenregeling werkt. Stel dat een werkgever verschillende vergoedingen en verstrekkingen aanbiedt gedurende het jaar, zoals een kerstpakket, een reiskostenvergoeding en een bijdrage aan vitaliteit op de werkvloer.

In de tabel hieronder zie je een vereenvoudigd voorbeeld met bedragen, zodat je het verschil kunt zien tussen kosten die binnen de vrije ruimte vallen en kosten die mogelijk niet ten koste gaan van die vrije ruimte. Dit voorbeeld is bedoeld als illustratie, en de fiscale beoordeling kan per situatie verschillen.

Korte rekensom (vrije ruimte): stel dat de fiscale loonsom € 300.000 is. Dan is de vrije ruimte in 2026 2,00% van € 300.000 = € 6.000. Als de werkgever in totaal € 6.500 aan aangewezen vergoedingen binnen de vrije ruimte besteedt, is de overschrijding € 500 en bedraagt de eindheffing 80% daarvan: € 400.

Dit voorbeeld laat zien hoe vitaliteitsvoorzieningen op verschillende manieren binnen de WKR kunnen worden bekeken. In de praktijk maken organisaties hierin eigen keuzes, bijvoorbeeld door beweging op de werkplek te ondersteunen met een compacte loopband.

Het doel van de WKR is dat je als werkgever vooraf helder vastlegt welke kosten je onder de regeling laat vallen en dat je gedurende het jaar bewaakt hoe dit zich verhoudt tot de vrije ruimte.

Gerichte vrijstellingen

Gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen die onder voorwaarden onbelast zijn en niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Dit betekent dat je als werkgever bepaalde kosten kunt vergoeden zonder dat je vrije ruimte hierdoor kleiner wordt, mits je voldoet aan de voorwaarden die hiervoor gelden. In de praktijk gaat het vaak om kosten die direct samenhangen met het werk en die binnen duidelijke kaders vallen.

• Reiskosten en vervoer: hieronder vallen onder andere vervoersbewijzen voor het openbaar vervoer en de belastingvrije kilometervergoeding (in 2025 en 2026: € 0,23 per kilometer).
• Tijdelijk verblijf en maaltijden: bijvoorbeeld overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden die samenhangen met werk (zoals bij overwerk), mits aan de voorwaarden wordt voldaan.
• Scholing en vakontwikkeling: cursussen, congressen en vakliteratuur die nodig zijn voor het werk (en in bepaalde gevallen studie/opleiding).
• Overig: verhuizingen voor het werk en kosten voor een verklaring omtrent gedrag (VOG), als dit binnen de regels valt.

Het is belangrijk om per vergoeding te controleren of je aan de voorwaarden voldoet, zodat je de vrijstelling correct toepast.

Het noodzakelijkheidscriterium

Voor bepaalde producten, zoals gereedschap, tablets en smartphones, kan het noodzakelijkheidscriterium een rol spelen. Dit criterium houdt in dat je als werkgever deze producten belastingvrij kunt verstrekken wanneer jij ze noodzakelijk vindt voor het werk. Het uitgangspunt is dat de keuze bij de werkgever ligt, omdat jij bepaalt wat nodig is om het werk goed uit te voeren.

Wanneer het noodzakelijkheidscriterium wordt toegepast, is het privégebruik in principe niet doorslaggevend. Wel blijft het belangrijk dat je als werkgever kunt onderbouwen waarom een product noodzakelijk is en dat je hier consistent mee omgaat binnen je organisatie. In sommige organisaties kan dit ook relevant zijn bij hulpmiddelen die beweging tijdens het werk ondersteunen.

Nihilwaarderingen

Nihilwaarderingen zijn voorzieningen die je als werkgever op de werkplek aanbiedt en die voor de WKR op € 0 worden gewaardeerd. Daardoor zijn ze onbelast en gaan ze niet ten koste van de vrije ruimte. Dit is vooral relevant voor voorzieningen die direct samenhangen met het werk of met de faciliteiten op de werkplek.

Voorbeelden van voorzieningen met een nihilwaardering zijn ter beschikking gestelde werkkleding, koffie en thee op de werkplek en een fitnessruimte op de werkplek. De Belastingdienst geeft in het Handboek Loonheffingen een overzicht van loon in natura waarvoor een nihilwaardering kan gelden. Het is verstandig om dit overzicht te gebruiken bij het inrichten van je beleid, zodat je weet welke voorzieningen je op € 0 mag waarderen en welke niet.

Wat betekent de WKR voor werknemers?

Voor werknemers betekent de werkkostenregeling vooral dat bepaalde vergoedingen en voorzieningen kunnen worden aangeboden zonder dat daar direct loonheffing over wordt betaald. Dit kan ervoor zorgen dat een extra voorziening, zoals een werkmiddel, een vergoeding of een vorm van vitaliteit ondersteuning, aantrekkelijker wordt aangeboden. Denk hierbij ook aan voorzieningen die bewegen tijdens het werk mogelijk maken.

Voordeel werkkostenregeling werknemers:

• Meer netto voordeel: bepaalde vergoedingen/voorzieningen kunnen (deels) onbelast worden aangeboden, waardoor je er netto meer aan overhoudt.
• Extra’s bovenop het salaris: denk aan een budget of vergoedingen die je anders zelf zou betalen (bijv. fiets, thuiswerkvoorzieningen, scholing of vitaliteitsaanbod).
• Meer keuze en flexibiliteit: sommige werkgevers bieden een keuzebudget of regeling waarmee je zelf bepaalt wat bij jouw situatie past.
• Ondersteuning van welzijn en inzetbaarheid: bijvoorbeeld ergonomie, sport-/vitaliteitsvoorzieningen of faciliteiten die beweging tijdens werk stimuleren.
• Gemak: de werkgever regelt de fiscale afhandeling; je hoeft dit meestal niet zelf te verwerken.

Werknemers merken de WKR vaak in de vorm van een personeelsbudget, een vergoeding of een voorziening die past bij werk en welzijn. Of iets mogelijk is, hangt af van het beleid binnen de organisatie en van de fiscale behandeling binnen de WKR. Bij vragen over de mogelijkheden binnen een bedrijf is het logisch om dit te bespreken met HR of de salarisadministratie.

Bedrijfsfitness en de werkkostenregeling

Bedrijfsfitness kan binnen de werkkostenregeling (WKR) een rol spelen, maar de fiscale behandeling hangt af van hoe de voorziening wordt aangeboden en of het (fiscaal) als werkplekvoorziening kan worden gezien. In sommige situaties kan bedrijfsfitness onder voorwaarden vallen onder een nihilwaardering (waardering €0). In andere gevallen wordt het vaak verwerkt via aanwijzen binnen de vrije ruimte.

De WKR-regeling in 2026 en daarna

De werkkostenregeling kan per jaar veranderen, bijvoorbeeld door aanpassingen in de vrije ruimte of door verduidelijkingen in regels en handreikingen. Daarom is het verstandig om bij beleid rondom vergoedingen en verstrekkingen jaarlijks te controleren of er wijzigingen zijn die invloed hebben op de toepassing binnen jouw organisatie. Dit geldt zeker wanneer je de WKR actief inzet voor vitaliteit voorzieningen of oplossingen die beweging op de werkplek ondersteunen.

Als je vooruitkijkt naar de WKR-regeling in 2026 en daarna, is het verstandig om ontwikkelingen te volgen via de Belastingdienst en om bij twijfel advies in te winnen bij je loonadviseur. Zo houd je je beleid actueel en zorg je dat vergoedingen en voorzieningen op de juiste manier worden verwerkt.

Van WKR-beleid naar meer beweging tijdens het werk

Als je de WKR in 2026 en daarna blijft inzetten voor vitaliteit, helpt het om te denken in praktische oplossingen die medewerkers écht dagelijks gebruiken. Een laagdrempelige manier om dat concreet te maken, is beweging mogelijk maken tijdens het werk, bijvoorbeeld met een loopband die je op kantoor kunt gebruiken.

Denk bijvoorbeeld aan een loopband voor onder een bureau, zodat medewerkers extra stappen zetten terwijl ze doorwerken. WalkingPad is daar specifiek op ingericht: modellen die bedoeld zijn om tijdens het werken extra stappen te zetten, met snelheden die passen bij wandelen en licht joggen (0,5–6 km/u) en die je na gebruik makkelijk opbergt.

Praktisch voordeel: veel WalkingPads zijn ontworpen als ruimtebespaarder, opvouwbaar en vaak direct klaar voor gebruik zonder montage. En wil je naast “bewegen tijdens werk” ook de brug maken naar intensiever trainen: er zijn ook loopbandmodellen die geschikt zijn voor joggen/hardlopen, met hogere snelheden (tot 12–16 km/u, afhankelijk van het model).