Régime des frais professionnels (WKR)

Le régime des frais professionnels, souvent abrégé en WKR, est une réglementation qui vous permet en tant qu'employeur de fournir des allocations et avantages non imposés aux employés. L'objectif est de traiter les allocations pour le travail et certains extras de manière pratique, sans qu'un employé ne paie d'impôt sur les salaires.

Qu'est-ce que le régime des frais professionnels (WKR) ?

Le régime des frais professionnels est une réglementation fiscale qui vous permet en tant qu'employeur de fournir des allocations, avantages et installations aux employés, sans que cela ne soit toujours considéré comme des salaires imposés. Par exemple, vous pouvez rembourser des frais liés au travail, et dans certains cas, vous pouvez également rembourser des choses dont un employé peut avoir un avantage privé.

Le cœur du WKR est que vous incluez certains coûts dans la réglementation et travaillez avec une marge discrétionnaire. Si les allocations désignées totales restent dans cette marge discrétionnaire, elles ne sont pas imposées. Si vous dépassez la marge discrétionnaire, vous en tant qu'employeur payez une taxation finale sur l'excédent.

Comment fonctionne le régime des frais professionnels (WKR) pour les employeurs ?

Pour les employeurs, le WKR est principalement un moyen d'organiser clairement les allocations et installations au sein de l'administration des salaires. Vous déterminez quelles allocations et avantages vous souhaitez fournir, vous évaluez s'ils relèvent d'une exemption ou d'une évaluation, et vous surveillez si vous restez dans la marge discrétionnaire. Cela peut concerner des allocations classiques, mais aussi des formes modernes de soutien, telles que des installations qui stimulent le mouvement pendant le travail.

En pratique, vous pouvez appliquer le régime des frais professionnels avec un ordre logique. En maintenant ces étapes, vous clarifiez ce que vous incluez sous le WKR et pourquoi.

1. Désigner : désignez les allocations, avantages et installations comme faisant partie du régime des frais professionnels, afin qu'il soit clair ce que vous incluez sous la réglementation, par exemple l'équipement de travail ou les installations de vitalité.
2. Tester : vérifiez si une allocation relève d'une exemption ciblée, ou s'il existe une évaluation nulle ou une application du critère de nécessité, car ces composants comptent autrement pour la marge discrétionnaire.
3. Calculer et surveiller : calculez la marge discrétionnaire sur la base de la masse salariale fiscale totale et suivez pendant l'année combien de marge est encore disponible.
4. Vérification de fin d'année : vérifiez à la fin de l'année si vous êtes resté dans la marge discrétionnaire et tenez compte de la taxation finale sur l'excédent en cas de dépassement.

Qu'est-ce qui relève du WKR ?

Sous le régime des frais professionnels, différents types d'allocations, d'avantages et d'installations peuvent relever. Cela peut concerner des coûts directement liés au travail, mais aussi des extras que les employeurs offrent pour soutenir les employés ou montrer leur appréciation.

Les exemples courants de choses que les employeurs peuvent inclure sous le régime des frais professionnels sont les catégories suivantes.

• Équipement de travail : moyens et matériaux liés au travail, tels que les outils, tablettes ou smartphones, selon l'application et l'évaluation par l'employeur.
• Voyage et mobilité : allocations pour les déplacements domicile-travail et abonnements aux transports publics, lorsque cela correspond aux règles applicables.
• Travail et employabilité : allocations autour du travail, telles que certains repas pendant les heures supplémentaires ou les coûts directement liés aux accords de travail.
• Appréciation : cadeaux tels qu'un paquet de Noël ou un cadeau, lorsque cela est habituel dans l'organisation.
• Vitalité : installations de bien-être telles que le fitness d'entreprise, un abonnement sportif ou la facilitation du mouvement sur le lieu de travail avec un tapis de course compact, selon l'arrangement choisi et le traitement fiscal.

La marge discrétionnaire au sein du WKR

La marge discrétionnaire est la partie au sein du régime des frais professionnels dans laquelle vous en tant qu'employeur pouvez fournir des allocations et avantages non imposés. La marge discrétionnaire est calculée sur la base de la masse salariale fiscale totale de tous les employés ensemble. Tant que le montant total des allocations et avantages désignés reste dans la marge discrétionnaire, ceux-ci sont en principe non imposés pour l'employé.

• Marge discrétionnaire 2026 : 2,00 % sur la masse salariale fiscale jusqu'à et y compris 400 000 € et 1,18 % sur la partie au-dessus de 400 000 €.
• Remarque : la marge discrétionnaire s'applique par année civile ; vous ne pouvez pas reporter une partie inutilisée à l'année suivante.
• Dépassement : si vous dépensez plus que la marge discrétionnaire, vous en tant qu'employeur payez 80 % de taxation finale sur l'excédent.

Exemple de calcul : avec une masse salariale fiscale de 500 000 €, la marge discrétionnaire est de 2,00 % de 400 000 € (= 8 000 €) + 1,18 % de 100 000 € (= 1 180 €) = 9 180 €. Si vous dépensez 12 000 €, le dépassement est de 2 820 € et la taxation finale s'élève à 80 % de celui-ci : 2 256 €.

Exemple du WKR en pratique

Un exemple clarifie souvent comment fonctionne le régime des frais professionnels. Supposons qu'un employeur offre diverses allocations et avantages au cours de l'année, tels qu'un paquet de Noël, une allocation de frais de voyage et une contribution à la vitalité sur le lieu de travail.

Dans le tableau ci-dessous, vous voyez un exemple simplifié avec des montants, afin que vous puissiez voir la différence entre les coûts qui relèvent de la marge discrétionnaire et les coûts qui peuvent ne pas être aux dépens de cette marge discrétionnaire. Cet exemple est destiné à titre d'illustration, et l'évaluation fiscale peut différer selon la situation.

Calcul court (marge discrétionnaire) : supposons que la masse salariale fiscale soit de 300 000 €. Alors la marge discrétionnaire en 2026 est de 2,00 % de 300 000 € = 6 000 €. Si l'employeur dépense au total 6 500 € en allocations désignées dans la marge discrétionnaire, le dépassement est de 500 € et la taxation finale s'élève à 80 % de celui-ci : 400 €.

Cet exemple montre comment les installations de vitalité peuvent être vues de différentes manières au sein du WKR. En pratique, les organisations font leurs propres choix ici, par exemple en soutenant le mouvement sur le lieu de travail avec un tapis de course compact.

L'objectif du WKR est que vous en tant qu'employeur établissiez clairement à l'avance quels coûts vous incluez sous la réglementation et que vous surveilliez pendant l'année comment cela se rapporte à la marge discrétionnaire.

Exemptions ciblées

Les exemptions ciblées sont des allocations qui sont non imposées sous conditions et ne sont pas aux dépens de la marge discrétionnaire. Cela signifie que vous en tant qu'employeur pouvez rembourser certains coûts sans que votre marge discrétionnaire ne devienne plus petite, pourvu que vous remplissiez les conditions qui s'appliquent. En pratique, cela concerne souvent des coûts directement liés au travail et qui relèvent de cadres clairs.

• Frais de voyage et transport : cela comprend les billets de transport public et l'allocation kilométrique exonérée d'impôt (en 2025 et 2026 : 0,23 € par kilomètre).
• Hébergement temporaire et repas : par exemple, nuitées pendant les voyages d'affaires et repas liés au travail (comme pendant les heures supplémentaires), pourvu que les conditions soient remplies.
• Formation et développement professionnel : cours, congrès et littérature professionnelle nécessaires pour le travail (et dans certains cas étude/formation).
• Autre : déménagements pour le travail et coûts pour un certificat de bonne conduite (VOG), si cela relève des règles.

Il est important de vérifier par allocation si vous remplissez les conditions, afin d'appliquer correctement l'exemption.

Le critère de nécessité

Pour certains produits, tels que les outils, tablettes et smartphones, le critère de nécessité peut jouer un rôle. Ce critère signifie que vous en tant qu'employeur pouvez fournir ces produits exonérés d'impôt lorsque vous les considérez nécessaires pour le travail. Le point de départ est que le choix appartient à l'employeur, car vous déterminez ce qui est nécessaire pour bien effectuer le travail.

Lorsque le critère de nécessité est appliqué, l'usage privé n'est en principe pas décisif. Il reste important que vous en tant qu'employeur puissiez justifier pourquoi un produit est nécessaire et que vous le gériez de manière cohérente au sein de votre organisation. Dans certaines organisations, cela peut également être pertinent pour les aides qui soutiennent le mouvement pendant le travail.

Évaluations nulles

Les évaluations nulles sont des installations que vous en tant qu'employeur offrez sur le lieu de travail et qui sont évaluées à 0 € pour le WKR. Par conséquent, elles ne sont pas imposées et ne sont pas aux dépens de la marge discrétionnaire. Ceci est particulièrement pertinent pour les installations directement liées au travail ou aux installations sur le lieu de travail.

Des exemples d'installations avec une évaluation nulle sont les vêtements de travail fournis, le café et le thé sur le lieu de travail et une salle de fitness sur le lieu de travail. L'administration fiscale fournit un aperçu dans le Manuel de l'impôt sur les salaires des salaires en nature pour lesquels une évaluation nulle peut s'appliquer. Il est sage d'utiliser cet aperçu lors de l'organisation de votre politique, afin que vous sachiez quelles installations vous pouvez évaluer à 0 € et lesquelles non.

Que signifie le WKR pour les employés ?

Pour les employés, le régime des frais professionnels signifie principalement que certaines allocations et installations peuvent être offertes sans que l'impôt sur les salaires ne soit payé directement sur elles. Cela peut garantir qu'une installation supplémentaire, telle que l'équipement de travail, une allocation ou une forme de soutien à la vitalité, soit offerte de manière plus attractive. Pensez également aux installations qui rendent le mouvement pendant le travail possible.

Avantage du régime des frais professionnels pour les employés :

• Plus d'avantage net : certaines allocations/installations peuvent être offertes (partiellement) non imposées, de sorte que vous en avez plus net.
• Extras en plus du salaire : pensez à un budget ou des allocations que vous paieriez autrement vous-même (par exemple vélo, installations de télétravail, formation ou offre de vitalité).
• Plus de choix et de flexibilité : certains employeurs offrent un budget de choix ou une réglementation avec laquelle vous déterminez ce qui correspond à votre situation.
• Soutien du bien-être et de l'employabilité : par exemple ergonomie, installations sportives/de vitalité ou installations qui stimulent le mouvement pendant le travail.
• Commodité : l'employeur organise le traitement fiscal ; vous n'avez généralement pas à le traiter vous-même.

Les employés remarquent souvent le WKR sous la forme d'un budget du personnel, d'une allocation ou d'une installation qui correspond au travail et au bien-être. Si quelque chose est possible dépend de la politique au sein de l'organisation et du traitement fiscal au sein du WKR. Avec des questions sur les possibilités au sein d'une entreprise, il est logique d'en discuter avec les RH ou l'administration des salaires.

Fitness d'entreprise et le régime des frais professionnels

Le fitness d'entreprise peut jouer un rôle au sein du régime des frais professionnels (WKR), mais le traitement fiscal dépend de la façon dont l'installation est offerte et si elle peut (fiscalement) être considérée comme une installation sur le lieu de travail. Dans certaines situations, le fitness d'entreprise peut relever sous conditions d'une évaluation nulle (évaluation 0 €). Dans d'autres cas, il est souvent traité via la désignation dans la marge discrétionnaire.

La réglementation WKR en 2026 et au-delà

Le régime des frais professionnels peut changer par an, par exemple par des ajustements dans la marge discrétionnaire ou par des clarifications dans les règles et les conseils. Par conséquent, il est sage de vérifier annuellement avec la politique autour des allocations et des avantages s'il y a des changements qui affectent l'application au sein de votre organisation. Cela s'applique certainement lorsque vous utilisez activement le WKR pour les installations de vitalité ou les solutions qui soutiennent le mouvement sur le lieu de travail.

Si vous regardez vers la réglementation WKR en 2026 et au-delà, il est sage de suivre les développements via l'administration fiscale et de demander conseil à votre conseiller en paie en cas de doute. De cette façon, vous gardez votre politique à jour et vous assurez que les allocations et les installations sont traitées correctement.

De la politique WKR à plus de mouvement pendant le travail

Si vous continuez à utiliser le WKR en 2026 et au-delà pour la vitalité, il est utile de penser à des solutions pratiques que les employés utilisent vraiment quotidiennement. Un moyen accessible de concrétiser cela est de permettre le mouvement pendant le travail, par exemple avec un tapis de course que vous pouvez utiliser au bureau.

Pensez par exemple à un tapis de course pour sous un bureau, afin que les employés fassent des pas supplémentaires tout en continuant à travailler. WalkingPad est spécifiquement conçu pour cela : des modèles destinés à faire des pas supplémentaires en travaillant, avec des vitesses adaptées à la marche et au jogging léger (0,5–6 km/h) et que vous rangez facilement après utilisation.

Avantage pratique : de nombreux WalkingPads sont conçus comme gain d'espace, pliables et souvent immédiatement prêts à l'emploi sans assemblage. Et si vous voulez faire le pont vers un entraînement plus intensif en plus du « mouvement pendant le travail » : il existe également des modèles de tapis de course adaptés au jogging/à la course, avec des vitesses plus élevées (jusqu'à 12–16 km/h, selon le modèle).