Wil je als werkgever bedrijfsfitness aanbieden aan je team? Via de werkkostenregeling (WKR) kan dat fiscaal aantrekkelijk, en in sommige gevallen zelfs volledig onbelast. Hieronder lees je welke drie fiscale varianten er zijn, hoe het cafetariamodel werkt en waarom een loopband op kantoor een van de slimste opties is. Nog niet bekend met de basis van de WKR? Lees dan eerst ons artikel over de werkkostenregeling.
Hoe werkt bedrijfsfitness via de WKR?
Bedrijfsfitness is niet zomaar één ding binnen de werkkostenregeling. De fiscale behandeling hangt volledig af van hoe en waar je het aanbiedt. De Belastingdienst maakt onderscheid tussen drie varianten, en het verschil is groot: bij de ene variant betaal je nul belasting, bij de andere kan de eindheffing flink oplopen. Hieronder lopen we de drie varianten langs.
Bedrijfsfitness op de werkplek (nihil waardering)
De fiscaal voordeligste optie is bedrijfsfitness op de werkplek. Stel je een fitnessvoorziening beschikbaar in een vestiging van je organisatie, dan waardeert de Belastingdienst dit op nihil. Dat klinkt abstract, maar het komt erop neer dat de voorziening op nul euro wordt gewaardeerd. Er gaat niets af van je vrije ruimte en je betaalt geen eindheffing. Volledig onbelast dus. In het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst vind je het volledige overzicht van voorzieningen waarvoor een nihil waardering geldt.
Onder "werkplek" verstaat de Belastingdienst elke locatie waarvoor je als werkgever verantwoordelijk bent op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. Dat kan een kantoor zijn, een productiehal, een vergaderruimte of zelfs een gangruimte. Zet je daar een loopband, een fitnessfiets of een paar halters neer? Dan valt dat onder de nihil waardering. Je hoeft geen contract met een fitnesscentrum af te sluiten en je hoeft het niet per werknemer bij te houden. De voorziening staat er, medewerkers mogen het gebruiken, klaar.
Er is wel een belangrijk verschil tussen verstrekken en vergoeden. Een fitnessruimte of apparaat dat je op de werkplek plaatst, is een verstrekking en valt onder de nihil waardering. Maar een geldbedrag dat je aan medewerkers geeft om zelf fitness op de werkplek te regelen, is een vergoeding en is in principe belast, tenzij je het in de vrije ruimte onderbrengt. Werk je met een team dat (deels) thuiswerkt? De thuiswerkplek valt doorgaans niet onder de definitie van "werkplek" in de Arbeidsomstandighedenwet, waardoor de nihil waardering daar niet opgaat. Voor thuiswerkers kun je wel een vergoeding voor fitnessapparatuur onderbrengen in de vrije ruimte of via het cafetariamodel laten lopen.
Bedrijfsfitness buiten de werkplek (vrije ruimte)
Vergoed je een sport abonnement bij een externe sportschool, fitnesscentrum of sportapp? Dan is dat in de basis gewoon belast loon. Je kunt het echter als eindheffingsloon aanwijzen en onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR. Zolang je totale aangewezen vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven, betaal je er geen extra belasting over.
In de praktijk combineren veel werkgevers dit met een cafetariaregeling (zie de volgende sectie). De werknemer ruilt dan een stuk brutoloon in voor een onbelast fitness abonnement. Dat levert voordeel op voor beide partijen: de medewerker betaalt minder voor het abonnement en jij als werkgever betaalt minder sociale werkgeverslasten over het verlaagde brutoloon.
Houd er rekening mee dat de volledige abonnementskosten (inclusief btw) meetellen voor de vrije ruimte. Bij een organisatie met meerdere medewerkers die sporten, kan dit behoorlijk oplopen. Je kunt het beslag op de vrije ruimte verlagen door werknemers een eigen bijdrage te laten betalen uit hun nettoloon. Let op: een inhouding op het brutoloon vermindert het beslag op de vrije ruimte niet.
Werkplek-gerelateerde bedrijfsfitness (gerichte vrijstelling)
De derde variant is werkplek-gerelateerde fitness. Deze optie is minder bekend, maar fiscaal interessant voor specifieke situaties. Werkplek-gerelateerde fitness is bedoeld om gezondheidsrisico's die direct samenhangen met de uitoefening van het werk te verminderen. Dit geldt vooral voor functies waarbij lichamelijke fitheid noodzakelijk is, zoals bij brandweerpersoneel, beveiligers of medewerkers in fysiek zware beroepen.
Werkplek-gerelateerde fitness is gericht vrijgesteld. Dat betekent dat het niet ten koste gaat van de vrije ruimte, ongeacht of de fitness op de werkplek of daarbuiten plaatsvindt. Je kunt medewerkers zelfs een vergoeding geven voor een extern fitnessprogramma zonder dat dit je vrije ruimte raakt. De voorwaarden zijn wel streng: er moet een concreet fitnessprogramma zijn dat onderdeel uitmaakt van het Arbo plan van je organisatie, en de fitness moet aantoonbaar noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de functie. Voor de meeste kantoorbanen is deze variant daarom lastig toepasbaar. Twijfel je of dit voor jouw situatie geldt? Bespreek het met een fiscalist.
Het cafetariamodel: hoe bruto/netto uitruil werkt
Het cafetariamodel is de meest gebruikte manier om bedrijfsfitness buiten de werkplek fiscaal aantrekkelijk te maken. Het werkt als volgt: je werknemer "ruilt" een deel van het brutoloon in voor een onbelast fitness abonnement. Omdat het abonnement wordt betaald vanuit het brutoloon (waarover normaal gesproken loonbelasting en premies worden ingehouden), bespaart de werknemer het belastingpercentage dat normaal over dat deel van het loon zou worden geheven. In de praktijk kan dat neerkomen op een korting van zo'n 40% op het sport abonnement.
Als werkgever profiteer je ook. Door het brutoloon te verlagen, dalen je sociale werkgeverslasten. Je betaalt immers premies over een lager loonbedrag. De kosten van het abonnement wijs je aan als eindheffingsloon en breng je onder in de vrije ruimte van de WKR.
Naast de volledige bruto/netto uitruil zijn er nog twee varianten. Je kunt ook kiezen voor een werkgeversbijdrage, waarbij je als werkgever een deel van het abonnement vergoedt. Een derde optie is om beide te combineren: een werkgeversbijdrage plus een bruto/netto uitruil van het resterende bedrag. Bij die laatste variant kan de totale korting voor de werknemer oplopen tot 50% of meer, terwijl jij als werkgever minder vrije ruimte verbruikt dan bij een volledige uitruil. Welke variant het voordeligst is, hangt af van je loonsom, je beschikbare vrije ruimte en het beleid dat je wilt voeren. Een salarisadviseur kan je helpen om het optimale model voor jouw organisatie te bepalen.
Bedrijfsfitness regelen in 5 stappen
Het opzetten van een bedrijfsfitnessregeling hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met de volgende vijf stappen heb je het gestructureerd geregeld.
- Inventariseer je mogelijkheden: hoeveel vrije ruimte heb je nog beschikbaar? Is er ruimte op kantoor voor een fitnessvoorziening, of kies je voor externe sportabonnementen? Bespreek dit met je salarisadministrateur of fiscalist, zodat je weet welke variant het beste past.
- Bepaal de invulling: kies je voor fitnessapparatuur op de werkplek (nihil waardering, volledig onbelast), voor een vergoeding van externe abonnementen via het cafetariamodel, of voor een combinatie? Leg je keuze vast in beleid, zodat het voor iedereen helder is.
- Verwerk het in de loonadministratie: wijs de vergoeding of verstrekking aan als eindheffingsloon. Dit moet op het moment van verstrekken of vergoeden gebeuren, niet achteraf. Neem de kosten mee in je berekening van de vrije ruimte.
- Communiceer naar je medewerkers: laat ze weten welke fitnessopties er zijn, hoe ze zich kunnen aanmelden en wat het hen concreet oplevert. Een korte berekening van het netto voordeel kan helpen om de deelname te verhogen.
- Houd de vrije ruimte bij: de vrije ruimte vervalt aan het einde van het kalenderjaar en kun je niet meenemen. Stuur tijdig bij als de ruimte dreigt vol te raken, bijvoorbeeld door meer in te zetten op werkplekvoorzieningen die onder de nihil waardering vallen.
Een loopband op kantoor als bedrijfsfitness
Een van de meest praktische manieren om bedrijfsfitness op de werkplek aan te bieden, is met een compacte loopband op kantoor. Een loopband voor onder het bureau past precies in deze strategie: medewerkers kunnen er tijdens het werk op wandelen, zonder dat ze hun agenda hoeven om te gooien voor een sportschool. En omdat de loopband zich op de werkplek bevindt, valt deze onder de nihilwaardering. Nul belasting, geen beslag op de vrije ruimte.
Waarom een loopband op de werkplek slim is
De gemiddelde kantoormedewerker zit zo'n acht uur per dag. Dat heeft invloed op concentratie, energieniveau en op de lange termijn op de gezondheid. Een loopband op kantoor maakt het mogelijk om tijdens vergaderingen, telefoongesprekken of regulier bureauwerk in beweging te blijven. Onze ervaring leert dat medewerkers die regelmatig wandelen tijdens het werk zich energieker voelen en productiever zijn na de werkdag. Het is laagdrempelig (geen sportkleding nodig, geen douche, geen extra reistijd) en het past gewoon in een normale werkdag.
Een veelgestelde vraag is of een loopband niet te veel lawaai maakt voor een gedeelde werkruimte. Onze loopbanden hebben een geluidsniveau van maximaal 65 dB(A) in wandelmodus, wat vergelijkbaar is met een normaal gesprek. In de praktijk merken collega's er nauwelijks iets van.
Compacte loopbanden die op elk kantoor passen
"Maar wij hebben geen ruimte voor fitnessapparatuur" is een bezwaar dat we vaak horen. Onze opvouwbare loopbanden zijn daar juist voor ontworpen. Met de gepatenteerde vouwtechnologie van KingSmith (187 kernpatenten) bespaar je tot 90% aan opslagruimte. Na gebruik klap je de loopband in en schuif je hem onder een bureau of in een kast. Van een klein kantoor aan huis tot een kantooretage met twintig bureaus: er is altijd een model dat past.
Wil je het eerst uitproberen voordat je een keuze maakt? Bij WalkingPad kun je elke loopband 30 dagen gratis testen. Zo ontdek je zonder risico welk model het beste werkt voor jouw kantoor en team. En omdat we alles verzenden vanuit ons magazijn in Barneveld, heb je de loopband de volgende werkdag al in huis.
Wat levert bedrijfsfitness op voor werkgever en werknemer?
Bedrijfsfitness klinkt misschien als een leuke extra, maar de impact is concreter dan je denkt. Voor jou als werkgever kan het bijdragen aan lager ziekteverzuim en hogere productiviteit. Medewerkers die regelmatig bewegen melden zich minder vaak ziek en presteren doorgaans beter op mentaal veeleisend werk. In een krappe arbeidsmarkt helpt een goede vitaliteitsregeling bovendien bij het vinden en behouden van goede mensen.
Voor werknemers is het voordeel direct merkbaar. Bij het cafetariamodel kan de korting op een sport abonnement oplopen tot 40% of meer. Kies je als werkgever voor fitnessapparatuur op de werkplek, dan profiteren medewerkers zonder extra kosten of tijdsinvestering: ze bewegen meer tijdens de werkdag, zonder dat ze hoeven te plannen of te reizen. Wil je als werknemer je werkgever overtuigen om bedrijfsfitness aan te bieden? Wijs dan op de fiscale voordelen via de WKR, de positieve effecten op gezondheid en productiviteit, en op het feit dat een loopband op kantoor onder de nihil waardering valt en dus geen cent extra kost.
Goed om te weten: de bovenstaande regelingen gelden ook voor directeur-grootaandeelhouders (DGA's). Als je als DGA fitnessapparatuur op de werkplek beschikbaar stelt waar ook personeel gebruik van maakt, valt dat eveneens onder de nihil waardering. Daarnaast hanteert de Belastingdienst een doelmatigheidsgrens van 2.400 euro per werknemer per jaar. Blijf je daaronder met je aangewezen vergoedingen en verstrekkingen, dan beschouwt de fiscus dit in de regel als gebruikelijk en wordt er geen actie ondernomen. Deze grens is overigens geen wettelijke norm, maar een beleid vanuit de Belastingdienst.
Investeer in de gezondheid van je team
Bedrijfsfitness via de werkkostenregeling is een laagdrempelige manier om de gezondheid en het werkplezier van je medewerkers te versterken, terwijl je als werkgever fiscaal voordeel behoudt. Zeker met een compacte loopband op kantoor maak je bewegen op de werkvloer eenvoudig en volledig onbelast. Bij WalkingPad helpen we je graag met het vinden van de juiste loopband voor jouw kantoor. Bekijk ons assortiment bureau loopbanden of neem contact op met onze klantenservice voor persoonlijk advies.
Let op: dit artikel is informatief van aard en vervangt geen fiscaal of juridisch advies. WKR-regels kunnen per situatie en per jaar verschillen. Raadpleeg altijd een fiscalist of de Belastingdienst voor advies dat aansluit bij jouw organisatie.
